Application de gestion de questionnaires
Pour le CIC et la recherche médicale
Transition d’un système d’enquêtes papier vers une solution informatique sur mesure.
Face à la complexité et aux limitations des méthodes traditionnelles d’enquête sur papier, Otodoo a conçu une solution innovante sous forme d’une application tablette.
Cette plateforme numérique vise à transformer la manière dont le CIC interagit avec ses participants tout en optimisant le processus de collecte et d’analyse des données.
Une application responsive aux multiples bénéfices
Efficacité accrue
Confort utilisateurs
Gain de temps
Contexte du projet
Le Centre Interdisciplinaire Clinique (CIC) de Brabois, reconnu pour ses études sur des cohortes de volontaires tels que « Les habitudes alimentaires des individus », était confronté à des défis liés à la gestion de leurs enquêtes.
Les études, effectuées sur papier, pouvaient s’étendre sur 100 pages, rendant le processus fastidieux et peu pratique. De plus, le suivi des sauts de questions basés sur des réponses spécifiques était difficile à gérer manuellement. La ressaisie des données par les infirmières, couplée à l’impact environnemental des matériaux utilisés, rendait ce modèle inefficace et coûteux.
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L’application sur mesure qui optimise la gestion des études médicales
Problématiques et besoins
Le mode opératoire initial n’était pas optimisé à 100% et coûteux, mais il posait également de sérieux défis en termes de précision, d’efficacité, de responsabilité environnementale et d’engagement des participants.
Les conséquences au quotidien pour les équipes étaient multiples
Charge de travail accrue et risque d’erreurs
La nécessité pour les infirmières de ressaisir manuellement les données des questionnaires était chronophage. De plus, cette méthode était propice aux erreurs de saisie, compromettant l’intégrité des données.
Une solution automatisée de saisie des données pour réduire le temps passé et minimiser les erreurs était nécessaire.
Impact sur l’efficacité et la rapidité d’analyse
La transformation des données du format papier vers le format électronique retardait l’analyse, prolongeant le temps nécessaire pour obtenir des résultats.
Les questionnaires qui comportent des sauts de questions basés sur des réponses spécifiques sont difficiles à gérer manuellement. Cela peut entraîner une confusion pour le répondant et des erreurs dans le processus de réponse.
Un système intelligent qui adapte dynamiquement le questionnaire en fonction des réponses fournies par le participant réglerait cette problématique.
Diminution de l’engagement des participants
La longueur et la complexité des questionnaires papier pouvaient décourager les répondants et affecter la qualité de leurs réponses.
D’où le besoin d’une interface utilisateur plus intuitive et interactive.
Défis logistiques liés au stockage
La gestion physique des questionnaires nécessitait de l’espace pour le stockage et posait des problèmes d’archivage et d’accès aux données antérieures à long terme.
Le stockage numérique est idéal dans cette situation afin de pouvoir accéder facilement aux données sans encombrement physique
Problèmes environnementaux et gaspillage de ressources
L’utilisation excessive de papier pour les questionnaires avait un coût financier et environnemental.
Non seulement cela entraînait une dépense importante pour le CIC, mais cela contribuait également à une empreinte écologique plus importante.
Otodoo répond avec la création d’une application adaptée
Solutions proposées
En réponse aux défis posés par les enquêtes traditionnelles sur papier, Otodoo a développé une application tablette innovante.
Ce système numérique modernise l’interaction du CIC avec ses participants et maximise l’efficacité de la collecte et de l’analyse des données. Les fonctionnalités clés comprennent :
1. Espace de gestion des répondants
- Interface intuitive permettant d’ajouter, de modifier et de supprimer facilement les informations des participants.
- Ce module centralise toutes les données des répondants pour une meilleure organisation et un suivi efficace.
2. Gestion des droits d’accès
- Garantir que chaque répondant n’accède qu’aux questionnaires qui lui sont spécifiquement attribués.
- Sécuriser le processus et s’assurer que les bonnes personnes accèdent aux bonnes informations.
3. Connexion des répondants
- Portail d’accès sécurisé, garantissant la confidentialité des informations des participants.
- Identification simple et rapide pour une expérience utilisateur optimale.
4. Système de saisie des réponses
- Interface responsive, offrant une expérience fluide, rapide et intuitive pour les participants.
- Possibilité de saisir des types de réponses variées, du choix multiple à la saisie de texte libre.
5. Système de saut de question
- Innovation majeure permettant de guider dynamiquement les participants à travers l’enquête.
- Adaptabilité du questionnaire en temps réel en fonction des réponses données pour un processus plus cohérent et pertinent pour chaque participant.
6. Export des données
- Fonctionnalité essentielle pour les analystes et chercheurs du CIC.
- Permet une extraction rapide des données recueillies en format CSV, facilitant ainsi leur traitement et leur analyse ultérieure.
Méthodologie utilisée et technologies employées
La méthodologie employée comprenait une étude approfondie des besoins, la rédaction d’un cahier des charges, la réalisation d’une version bêta, des tests avec les salariés, et enfin, la mise en production.
Le projet a été développé en utilisant Webdev Mobile, une technologie maîtrisée par l’équipe informatique de l’Inserm. Il est disponible sur la plateforme Android.
Bénéfices apportés
Gain de temps pour l’acquisition et le traitement des données puis optimisation des frais de fonctionnement
1. Efficacité accrue
Les infirmières, qui passaient précédemment de longues heures à transcrire manuellement les données, ont maintenant davantage de temps pour se concentrer sur d’autres tâches essentielles.
Ce gain de temps a amélioré la productivité générale de l’équipe et a permis une mise en œuvre plus rapide des études.
2. Qualité
L’automatisation de la saisie des données a éliminé les erreurs humaines inhérentes à la ressaisie manuelle.
Cette amélioration a conduit à des données plus fiables et précises, essentielles pour des études cliniques de haute qualité.
3. Gestion simplifiée
Avec des outils intégrés pour gérer les droits d’accès, suivre les participants et exporter les données, l’organisation et la gestion des études sont devenues plus simples et efficaces.
Cette optimisation a facilité la planification, l’exécution et l’analyse des études, tout en garantissant une meilleure utilisation des ressources disponibles.
4. Confort
L’interface intuitive de l’application a rendu le processus de réponse plus agréable pour les participants, sans la lourdeur des questionnaires papier.
Une meilleure expérience utilisateur a probablement conduit à des réponses plus complètes et précises de la part des répondants.
5. Écologie
En passant d’un système basé sur le papier à une solution numérique, le CIC a radicalement réduit son utilisation de papier.
Cela a non seulement réduit les coûts associés à l’impression, mais a également diminué l’empreinte carbone de l’organisation, montrant son engagement envers la durabilité.
En résumé
Ces bénéfices démontrent l’impact positif de l’adoption d’une solution numérique moderne sur la productivité, l’efficacité et la qualité globales des études menées par le CIC de Brabois.
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